OFFICIAL OPERATIONAL POLICY · VERSION 2.5

Terms & Conditions

Comprehensive Terms of Service governing Commercial Drivers, Logistics Agents, and Shippers across the Shiv Sai Transport digital freight ecosystem.

Effective Date: October 19, 2026

MANDATORY PROOF OF DELIVERY (POD) & UNLOADED BILL REGULATIONS

4 LANGUAGES (EN / HI / MR / KN)

१. हिंदी (Hindi) — पॉड (POD) एवं अनलोडेड बिल जमा करने का नियम

फ़ोटो नियम: आप से रिक्वेस्ट है गाड़ी अनलोड के बाद सब गाड़ी का रिसीव कॉपी फोटो तुरंत भेजिए। क्यो को ओरिजिनल कॉपी भेजने में टाइम लगेगा, पार्टी को हम रिसीव कॉपी टाइम पे ना भेजने से दिक्कत आ रही है। Clear (साफ़) फोटो भेजना अनिवार्य है।

कार्यालय जमा व कटौती: गाड़ी अनलोड होने के बाद POD (Proof of Delivery), पावती (Acknowledgement) या अनलोडिंग बिल 10 से 15 दिनों के भीतर हमारे कार्यालय में जमा करना अनिवार्य है, अन्यथा ₹100/- प्रतिदिन के हिसाब से कटौती (Defect / Deduction) की जाएगी।

देरी शुल्क: सभी गाड़ी मालिक और ड्राइवर चालक-मालक को माल की डिलीवरी के 15 दिनों के भीतर पॉड जमा करना होगा। यदि कोई इससे अधिक समय लेता है, तो पॉड देरी जमा करने का शुल्क पहले 30 दिनों के लिए ₹100/- प्रतिदिन काटा जायेगा, उसके बाद शुल्क दोगुना हो जाएगा।

2. English — POD, Delivery Acknowledgement & Unloaded Bill Policy

Immediate Photo Upload: Request to all drivers: Immediately after unloading, please upload/send a clear photo of the receiving copy / POD. Since physical delivery of the original copy takes time, failure to deliver the receiving copy to the party on time creates serious operational and payment issues. Sending a clear, legible photo is mandatory.

10-15 Days Submission: POD (Proof of Delivery), delivery acknowledgement, or unloaded bill must be submitted to our office within 10 to 15 days of unloading. Failure to submit within 10-15 days will result in a deduction of ₹100/- per day.

Penalty Notice: All vehicle owners, fleet operators, and owner-drivers must submit the physical POD copy to our office within 15 days of delivery. Late submission after 15 days incurs a ₹100/- per day deduction for the first 30 days, after which the fee doubles.

३. मराठी (Marathi) — POD, पावती आणि अनलोडिंग बिल जमा करण्याचा नियम

स्पष्ट फोटो नियम: सर्व गाडी चालक व मालकांना विनंती आहे की गाडी अनलोड झाल्यानंतर लगेच सर्व गाड्यांची रिसिव्ह कॉपी/POD चा स्पष्ट फोटो पाठवा. ओरिजिनल प्रत पाठवण्यास वेळ लागतो व पार्टीला वेळेवर कॉपी न पाठवल्यामुळे मोठी अडचण येत आहे. Clear फोटो पाठवणे बंधनकारक आहे.

कपात नियम: गाडी अनलोड झाल्यानंतर POD, पावती किंवा अनलोडिंग बिल १० ते १५ दिवसांच्या आत कार्यालयात जमा करणे अनिवार्य आहे. १०-१५ दिवसांत जमा न केल्यास दररोज ₹१००/- प्रमाणे कपात करण्यात येईल. १५ दिवसांनंतर पहिल्या ३० दिवसांसाठी दररोज ₹१००/-, त्यानंतर शुल्क दुप्पट होईल.

೪. ಕನ್ನಡ (Kannada) — POD, ಸ್ವೀಕೃತಿ ಮತ್ತು ಅನ್‌ಲೋಡಿಂಗ್ ಬಿಲ್ ಸಲ್ಲಿಕೆ ನಿಯಮ

ಸ್ಪಷ್ಟ ಫೋಟೋ ಕಡ್ಡಾಯ: ಎಲ್ಲಾ ವಾಹನ ಚಾಲಕರಲ್ಲಿ ವಿನಂತಿ: ವಾಹನ ಅನ್‌ಲೋಡ್ ಆದ ತಕ್ಷಣ ಎಲ್ಲಾ ವಾಹನಗಳ ರಿಸೀವ್ ಕಾಪಿ / POD ಫೋಟೋವನ್ನು ಕಳುಹಿಸಿ. ಸಮಯಕ್ಕೆ ಸರಿಯಾಗಿ ರಿಸೀವ್ ಕಾಪಿ ಕಳುಹಿಸದಿದ್ದರೆ ಸಮಸ್ಯೆ ಉಂಟಾಗುತ್ತದೆ. Clear ಫೋಟೋ ಕಳುಹಿಸುವುದು ಕಡ್ಡಾಯವಾಗಿದೆ.

ಕಡಿತ ನಿಯಮ: ವಾಹನ ಅನ್‌ಲೋಡ್ ಆದ ನಂತರ POD ಅಥವಾ ಅನ್‌ಲೋಡ್ ಮಾಡಿದ ಬಿಲ್ ಅನ್ನು 10 ರಿಂದ 15 ದಿನಗಳೊಳಗೆ ಕಚೇರಿಗೆ ಸಲ್ಲಿಸಬೇಕು. 10-15 ದಿನಗಳಲ್ಲಿ ಸಲ್ಲಿಸದಿದ್ದರೆ ಪ್ರತಿದಿನಕ್ಕೆ ₹100/- ಕಡಿತಗೊಳಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

1. Commercial Driver & Vehicle Owner Terms

Eligibility: Drivers must be at least 18 years of age with a valid Commercial Driving Licence (DL) appropriate for the vehicle category (LCV, MCV, or HCV).
Mandatory KYC: Drivers must upload verified copies of Commercial DL, Vehicle RC, Aadhar Card, PAN Card, Bank Details, and signed TDS Declaration. Drivers cannot accept trips until approved by Admin.
Overloading Prohibition: Operating beyond RTO-certified Gross Vehicle Weight (GVW) or declared tonnage is strictly forbidden.
Route Adherence: Drivers must strictly follow the itinerary: Pickup Location → Specified Intermediate Unloading Points (if any) → Final Drop Destination.
Zero Extortion: Agreed booking freight represents the complete payment. Demanding unauthorized tips, bhatta, or en-route bribes is grounds for permanent blacklisting.

2. Shipper & Customer Terms

Accurate Cargo Declaration: Customers must declare accurate material type and weight in tons. Misdeclaring cargo weight is prohibited.
Multi-Stop Route Formulation: Customers may add intermediate delivery points prior to dispatch. Diverting trucks without prior booking changes incurs extra per-km fees.
Prohibited Goods: Consignments must not contain contraband, unmanifested cash, explosives without PESO license, weapons, or narcotics.
Statutory Invoices: Shippers must provide a valid GST Invoice and E-Way Bill prior to vehicle departure.
Detention Window: Up to 3 hours free window for loading and unloading. Detention charges apply thereafter.

3. Logistics Agent & Dispatcher Terms

Professional Integrity: Agents must provide transparent quotes and maintain fair dealing between shippers and drivers.
POD Validation: Agents must inspect uploaded POD photos for recipient signature and stamp before approving final driver payment.
Anti-Circumvention: Diverting platform customers or conducting off-platform cash transactions constitutes breach of contract.